• 1、受付の内線電話ってなに？
• 2、受付の内線電話の取り方
• 3、内線電話で気を付けること
• 4、まとめ

１、受付の内線電話ってなに？

 
内線電話は、社内間での連絡を行うために使われる電話のことです。他部署に電話をかけたり、受付が担当者に取り次ぎを行うために内線電話が使用されます。
また、会社のエントランスに受付を配置していない場合は、内線電話が置かれており、来訪者はその電話で呼び出しを行います。
 
 

2、受付の内線電話の取り方

来訪者から内線電話がかかってきた時は、「はい、◯◯社の◯◯（名前）です」と電話に出ます。来訪者の名前や用件を正しく聞き取り、「担当者にお繋ぎいたしますので、少々お待ちください」「お待ちしておりました。中へお入りください」と、状況に応じた対応を行いましょう。
3コール以内に取ることがマナーですが、もし取ることができなかった場合は「大変お待たせいたしました」とお詫びの言葉を付け加えてから出るようにします。
来訪者には、アポがある人やアポなしで突然訪問してくる人もいます。また、面接で訪れる人もいるため、受付の内線電話では「誰が何の目的で来訪したのか」を、しっかり確認するようにしましょう。
 
 

3、内線電話で気を付けること

声のトーンや言葉遣い

内線電話を取る時は、電話でのやりとりになるため、声のトーンや言葉遣いに気をつけましょう。声のトーンはやや高めを意識し、早口にならないようにします。
また、外部からの来訪者に「◯◯部長はいらっしゃいますか？」と聞かれた際に、「◯◯部長は…」と役職をつけて答えるのはNG。その場合は、上司だとしても身内にあたるため「◯◯ですね、少々お待ちください」と呼び捨てにするのがマナーです。
 

「もしもし」は使わない

ビジネスシーンにおける電話では、「もしもし」という言葉は使いません。「はい、◯◯会社の◯◯です」と会社名と自分の名前や部署名を言うのがマナーです。
来訪者からの内線電話を受けた際に、相手が取引先や関わりのある人物だった場合は、「いつもお世話になっております」という言葉を付け加えると、丁寧な対応になります。
 

取り次ぎのマナー

来訪者から担当者に取り次ぎをしてほしいと言われた時は、相手の名前を確認した上で「◯◯様ですね。◯◯にお繋ぎいたしますので、少々お待ちください」と伝えてから、保留または転送をして、担当者に取り次ぎを行います。
もし、取り次ぎを行うことができない場合は、「申し訳ございません。ただいま◯◯は席を外しております」「差し支えなければご伝言を承ります」と伝え、誠意を持って対応するようにしましょう。
 
 

4、まとめ

 
内線電話の取り次ぎはいくつかパターンがあるため、慣れるまでは難しく感じるかもしれませんが、相手の名前と用件を正しく聞き、丁寧に対応することを意識しましょう。アポがある場合は、誰が何時頃にどのような目的で訪れるかが把握できていますが、アポがない人やイレギュラーな対応が求められることもあります。そのような時も、落ち着いて対応ができるようにしましょう。
内線電話の対応ができるようになると、ビジネスシーン全般における電話対応のスキルも身につけることができます。ぜひポイントをおさえて、丁寧な電話対応を目指しましょう。