• 1、受付の仕事内容
• 2、１日の流れ
• 3、来訪者がない場合何してるの？
• 4、まとめ

１、受付の仕事内容

来訪者の対応

受付では一日を通して来訪者の対応が基本の業務となります。企業受付では来訪者の名前や用件を聞き、アポを確認して担当社員に取り次ぎを行なったり、社内を案内をすることもあります。どの業種でも受付では笑顔で丁寧な対応をすることが求められます。

電話応対

受付では代表電話の対応をしたり、社内の人と内線でやりとりを行うこともあります。電話では顔が見えないやりとりになる分、声をワントーン上げて愛想よく対応することが必要です。

会議室の予約

企業受付では会議室の予約の手配や、スケジュール確認を行います。また会議室の準備や清掃、お茶出しを行うこともあるでしょう。

来訪者の情報の登録や管理

来訪者の情報をシステムに入力したり入館証を発行したりと、来訪者の管理をすることも大切な仕事です。美容院やエステサロンなどの受付では顧客管理として個人情報を取り扱うことになるので、慎重に行うことが求められるでしょう。

清掃や庶務業務

受付では清掃や庶務業務を行うこともあります。清潔感を保つために営業時間前に掃除をしたり、衛生面への配慮をすることが必要です。また備品やパンフレットの管理、資料作成や館内放送などを担当する場合もあるでしょう。

２、１日の流れ

受付の１日のタイムスケジュールはどのような流れなのでしょうか？業種によっても出勤時間や仕事内容に違いはありますが、ここでは企業受付の一般的な例をご紹介します。
 
・08:30　出勤
出勤したら制服に着替えたり身だしなみを整えます。
 
・08:45　朝礼
受付スタッフで今日の予定ややるべき業務を確認します。発声などを行うこともあるでしょう。
 
・09:00　勤務開始
来訪者の対応、電話の取り次ぎ、会議室の予約、データ入力など受付の業務を行います。
 
・12:00　休憩
お昼休憩は受付スタッフで交代してとることが多いでしょう。休憩から戻る前に身だしなみのチェックも忘れずに行います。
 
・13:00　来訪者の対応
休憩が終わったら再び受付の業務に戻ります。午後は来訪者が少なくなったり眠くなることもあるため、集中力も必要です。
 
・17:30　日報、掃除、片付け
勤務時間が終わりに近付いてきたら、１日のできごとや業務内容を日報に記入したり、掃除や片付けなどをします。
 
・18:00　退勤
受付の仕事は基本的に定時で帰ることができるため、残業をすることは滅多にないでしょう。

３、来訪者がない場合何してるの？

受付はただ座っているだけに見えますが、来訪者対応をしながら電話応対や事務作業を行う必要があるため、楽な仕事というわけではありません。企業や店の顔としての立場があるため、常に見られている意識を持たなくてはいけないことも神経を使います。
ただ閑散期がある業種や、時間帯によって来訪者の数が変わる業種などは、時間を持て余すこともあるようです。その場合は、書類の作成やデータ入力などの事務作業をしたり受付カウンターや館内の掃除をするなど、来訪者対応以外の業務を行います。
なかには来訪者のことを覚えるために特徴や似顔絵をメモしたり、こっそりネットサーフィンをするなんていう人もいるようです。
就業規則に反することはしてはいけませんが、来訪者がいない時間帯でも効率的な時間の使い方をすることが望ましいですね。

4、まとめ

 

 
受付の仕事内容をご紹介しました。１日を通して来訪者の対応や電話応対など、人と接することが基本の受付は、礼儀やビジネスマナーが求められる仕事です。受付としてレベルアップするためにも、毎日コツコツと努力することが大切ですね。