受付事務とは？仕事内容と役割について
受付事務は来訪者対応をすることが主な仕事内容ですが、ほかにはどんな業務を行うのでしょうか？また受付事務に向いている人や身に付くスキルも知っておきたいところ。
そんな受付事務を目指す人に向けて、具体的な仕事内容について解説します。
１、受付事務の仕事内容
受付事務は来訪者の用件や名前を聞き、担当者に取次ぎをする受付業務が基本の仕事です。受付業務以外には、電話応対、会議室の予約、お茶出し、メールの返信、書類の作成、データ入力などの事務作業も行うことが多いでしょう。
これらのすべての業務を受付事務が担当するため、来訪者の対応以外にも一般的な事務仕事のスキルも求められます。
２、向いている人の特徴
臨機応変に対応ができる人
受付事務では基本的な対応はマニュアル化されており、その通りに進めることができますが、時にイレギュラーなことが発生する場合もあります。なかにはクレームを言う方やアポのない来訪者の対応をしなくてはいけないことも。
そんな時にも冷静に臨機応変な対応ができる人は、受付事務の仕事に向いています。
人と話すことが好きな人
受付事務にはコミュニケーション能力が必須です。初対面の人と接することも多い受付事務は、どんな人に対しても笑顔で落ち着いて対応することが求められます。
人と話すことが好きな人や会話のキャッチボールが上手な人は、来訪者対応もスムーズに行うことができるでしょう。
細かな作業が好きな人
来訪者対応以外にも一般事務の仕事も任されるため、細かな作業が好きな人に向いています。細かいことでもコツコツと取り組めるのは、受付事務の仕事をする姿勢として大切な部分です。
３、求められるスキル
ビジネスマナー
受付事務ではビジネスマナーが必要不可欠。社会人になると自然と身に付くビジネスマナーですが、勤務態度や言葉遣い、メールの文面や電話応対の際の話し方など、受付事務で求められるビジネスマナーは身につけておきましょう。
接遇マナー
プロフェッショナルな対応を身に付けるためには、接遇マナーが必要です。来訪者に失礼のないよう、一流の対応が求められます。
ビジネスマナーと共通する部分もありますが、おもてなしの気持ちを持ったやりとりを心がけ、自分自身の身だしなみや立ち居振る舞いなどにも気を配ることが大切です。
コミュニケーションスキル
たくさんの人と関わる仕事である以上、受付事務にはコミュニケーション能力が求められます。元々人と関わることが好きな人は持ち前のコミュニケーション能力を発揮することができるでしょう。
もし人見知りで緊張してしまうという人でも、毎日何十人という数の来訪者の対応をしていると、自然と身に付くスキルなので、数をこなして慣れることがポイントです。
語学力
グローバルな企業の受付事務の場合は、語学力が必要になることも。英語や中国語が話せると採用に有利になるでしょう。
ただすべての受付事務に求められるスキルではないので、語学力がなくても問題ないことが多いです。
４、まとめ
受付事務の仕事は「企業の顔」という役割があることを自覚し、一流のおもてなしスキルを身に付ける必要があります。また来訪者対応以外にも一般事務の業務もあることが多いので、最低限のPCスキルや知識を身に付けておきましょう。
受付事務は自分のスキルアップにもつながる仕事なので、興味のある方はぜひ挑戦してみてはいかがでしょうか？
