• 1、企業受付の仕事内容
• 2、企業受付のやりがい、大変なこと
• 3、向いている人
• 4、まとめ

１、企業受付の仕事内容

来客対応

企業受付では来訪者の対応が基本の業務となります。名前や企業名、用件を確認し、アポがあれば担当社員に取り次ぎを行います。丁寧な対応をすることが求められます。

電話やメールの対応

来訪者の対応のみならず、代表電話の対応も行います。様々な問い合わせに関する対応や社員への取り次ぎをしなくてはいけないため、適切な判断力が必要です。もし担当者が不在で取り次ぎができない場合は、相手の名前と連絡先を聞き、折り返す旨を伝えます。
またメールはできるだけ早く返信することが望ましいでしょう。

データ入力、資料作成

企業受付では簡単なPC作業も行います。来訪者の情報を入力したり資料作成を任される場合もあるでしょう。WordやExcelが使用できると良いですが、フォーマットに入力するだけの簡単な作業もあります。

会議室の予約

社内の会議室の予約や管理を行います。予定が重なったりしないよう、徹底したスケジュール管理が大切です。企業によっては会議室の準備や後片付けを行う場合もあります。

社内の案内、お茶出し

来訪者を応接室まで案内をしたり、場合によってはお茶出しをすることもあります。来訪者案内する際には、歩き方やエレベーターの乗り方などのマナーがあるため、失礼のない振る舞いを意識しなくてはいけません。

２、企業受付のやりがい、大変なこと

＜やりがい＞

様々な人と関わることができる

企業受付のやりがいはなによりも様々な人と関わりを持てることです。社内外、たくさんの人と会話をしたりあいさつを交わすことができるため、自分の存在を覚えてもらうことができたり、人脈が広がるきっかけにもなるでしょう。

美意識が上がる

企業受付はいわば「企業の顔」という認識をされる存在です。それほどたくさんの人に見られる仕事柄、働き始めると美意識が上がる人が多いようです。企業受付の身だしなみは派手に着飾るというわけではなく、清潔感があり好感を与えるメイクや髪型にする必要があるため、自分の見せ方が上手になります。

ビジネスマナーが身に付く

企業受付で求められることはビジネスマナーです。社会人として身に付けておくべきマナーや言葉遣いを習得できるため、もし違う職場に変わったり転職をしても自信を持ってアピールすることができます。

＜大変なこと＞

社員の顔や名前を覚えること

企業受付の大変な点は、社員の顔や名前を覚えることです。特に大企業のような社員の数が多い環境だと、名前と顔が一致しなかったり部署や担当者を覚えることに苦労するなど、企業受付ならではの大変さがあります。また来訪者の顔や企業名も覚えるとなるとさらに手こずってしまうでしょう。
覚え方のコツとしては、その人の特徴や話した内容などをメモをしたり、実際に「◯◯さん」と名前を呼ぶことが早く覚えるための近道です。

タスク管理の大変さ

企業受付はただ座って来訪者の対応をするだけではありません。電話の対応をはじめ、社員への取り次ぎや伝言、事務作業などもしなくてはいけないため、日々のタスク管理が重要になります。もちろん一つ一つの対応は丁寧かつ正確に行わなくてはいけないため、効率よく仕事を進めることに大変さを感じるでしょう。

３、向いている人

コミュニケーション能力が高い人

企業受付では様々な人と関わる仕事なので、コミュニケーション能力は必須です。人と接することが好きな人や初対面の相手でも緊張せずにやりとりができる人は、企業受付に向いているでしょう。

接客業の経験がある人

過去に接客業の経験がある人は接客のノウハウを知っているので、企業受付の仕事にも役立てることができます。企業受付では接客とはまた異なる部分があるもの、初対面の人とやりとりをするということは同じなので、過去の経験を活かして働くことができるでしょう。

PCスキルがある人

事務作業も多い企業受付は、タイピングが問題なく行えるくらいのPCスキルは必要になります。資料作成をすることもあるため、事務職の経験がある人はそのスキルを活かすことが可能です。

常識やマナーがある人

社会人なら知っておくべき知識や一般常識、礼儀や正しい言葉遣いなどのマナーがある人は、企業受付にぴったりです。企業受付では常識やマナーがないと、恥ずかしい思いをしてしまいます。事前の研修や働きながら学べることもありますが、最低限の常識やマナーがある人の方が採用に有利になるでしょう。

4、まとめ

 

 
企業受付は、その企業の顔として恥じない行動を心掛けることが求められます。慣れるまでは大変なこともありますが、明るく笑顔で対応する気持ちが何よりも大切です。企業受付をやってみたい方は、ぜひご参考にしてみてくださいね。